Absagebriefe – Wie sage ich’s dem Kinde

Wer kennt ihn nicht: den allgemeinen, trockenen, oberflächlichen, nichtssagenden und meist auch sprachlich fehlerhaften Absagebrief. Jeder ist eine Enttäuschung und jeder hinterlässt ein bisschen bitteren Nachgeschmacks, auch wenn die besagte Stelle vielleicht noch nicht mal die Wunschstelle gewesen ist.

Warum sind Absagebriefe so grässlich? 

Eigentlich ganz simpel: In den meisten Briefen fehlt die Angabe des Grundes, warum der Bewerber nicht genommen worden ist. Meistens wird das übliche Blabla geschrieben, dass es eine oder einen Besseren gegeben hat, der besser den Vorstellungen entsprochen hat. Warum wollen Unternehmen keine Absagegründe nennen?

Zum einen ist da das heikle Thema der Diskriminierung. Es wäre äusserst dumm und noch viel mehr, im heutigen HR-Klima mit Lohn- und weiteren Gleichheitsforderungen offen zu kommunizieren, dass keine Frau angestellt wird, weil sie im gebärfähigen Alter ist. Oder weil die Kandidaten Ausländer sind aus Ländern, in denen man nie in den Ferien gewesen ist und auch nie dahinfahren will. Und wer über 50 Jahre alt ist, ist langsamer und konservativ und nicht mehr so form- und belastbar wie eine 23-Jährige.

Weiter fehlt den meisten anstellenden Personen, Rekrutierern und Personalmenschen das nötige Know-How, überhaupt genau zu messen und damit aussagen zu können, was „der eine“ Kandidat mitgebracht hat und was den anderen Kandidaten gefehlt hat. Entscheide, die auf Bauchgefühlen basieren, gehören in diese Gruppe.

Dann ist die oberste Maxime von vielen Unternehmen, dass sie mit den Absagen keine Diskussionen oder gar Rechtfertigungen provozieren wollen. Diskussionen gilt es zu vermeiden. Erklärungen, Gründe und Rechtfertigungen rauben dem Personalwesen Zeit und sind riskant. Das vielgepriesene Image der Unternehmung könnte Schaden nehmen. Die Attraktivität auf dem Markt könnte leiden. Es ist einfacher, eine 08/15-Absage zu erteilen, die so glatt und rund wie möglich ist, keine Angriffsfläche bietet und dann bitte auch noch möglichst „nett“ herüberkommt, man will ja einen guten Eindruck hinterlassen.

Was ist daran falsch? Aus der Sicht der abgewiesenen Kandidaten…

Um eine Absage verstehen und akzeptieren zu können, muss sie zuerst begründet und damit nachvollziehbar sein. Ohne Angabe eines Grundes oder der Ursache für das „Leider nein“, kann nicht verstanden, nachvollzogen und dann abgeschlossen werden. „Ach was“ mögen jetzt einige denken, „ist doch halb so wild.“

Falsch! Die Gedächtnisforschung liebt solche „Verarbeitungs-Prozesse“ oder allgemein Denkprozesse und untersucht sie: Warum erinnern wir uns besser an Misserfolge als an Erfolge? Warum erinnern wir uns an nicht zu Ende geführte Aufgaben besser als an zu Ende geführte? Welche Informationen benötigen wir, um einen guten Eindruck von jemandem oder von einem Unternehmen zu erhalten? Und warum wird jemand anders mir vorgezogen?

Das Akzeptieren von Ablehnung oder allgemeiner von Misserfolgen ist viel schwieriger, wenn keine Ursache dafür bekannt ist oder in Erfahrung gebracht werden kann. Und genau das ist eine Absage nämlich: Ein Misserfolg. Der Bewerber hat Schweiss und Blut in eine Bewerbung investiert (naja, manchmal…) und erhält dafür „nur“ das Zertifikat, keine Medaille. Bei Olympischen Spielen heisst es dann „Wer dabei gewesen ist, ist auch ein Sieger“ und wir wissen alle, dass das reine Augenwischerei ist. Wer Sieger ist, ist Sieger.

Weiter ist eine Bewerbung oder allgemein eine Stellensuche natürlich auch ein emotionaler Prozess. Auch wenn etliche Beratungspersonen und Coaches davon reden, die Stellensuche wie ein Projekt auf der Sachebene zu managen, ist jede ernstgemeinte Bewerbung immer auch etwas Emotionales und Subjektives. Daran gebunden sind Hoffnung und auch Aufregung – vor allem, wenn die Favoritenfirma die eine Stelle ausgeschrieben hat, auf die man schon lange gewartet hat! Ergänzt wird diese Vorfreude gleichzeitig auch durch Anschiss und Faulheit und Bequemlichkeit und Nullbock, weil es schon die zehnte oder zwanzigste Bewerbung ist und man die Schnauze vom Bewerben und allem, was dazu gehört, schon ziemlich voll hat. Dieser Gefühlsmix wird von 08/15-Absagebriefen nicht abgeholt. Auch wenn jede Absage total gut gemeint ist und tausendfach beteuert wird, dass man den Frust verstehe und es einem leid tue. Nichts kann die Enttäuschung mildern. Und auch wenn Monate oder Jahre später davon erzählt wird, gewisse Absagen sind bitter. Gewisse sind furchtbar unanständig. Nur wenige sind gut oder sehr gut.

In meinen Beratungen dränge ich meine Kunden jeweils darauf, unbedingt beim Unternehmen nachzufragen, weshalb man nicht in die nächste Runde gekommen ist, und zwar gerade und zwingend bei Absagen, die nach Vorstellungsgesprächen ausgesprochen wurden. Natürlich wollen das die meisten nicht. Wozu sich noch lange damit abgeben? Viele geben sich mit den genannten Gründen zufrieden oder bleiben unzufrieden und erzählen dann sicherlich nichts gutes über die Firma. Es geschieht also eigentlich genau das, was die Unternehmen vermeiden wollten!

Und jetzt?

Was in einer Absage also fehlt und was dringend hinein müsste, sind also einerseits der Absagegrund und andererseits eine grosszügige Portion Empathie und Mitgefühl. Also das, was den meisten Absagebriefen fehlt.

Wie man’s richtig macht

  • Brief oder Telefon

Nach der ersten Triage reicht ein guter Brief oder sogar ein Email. Nach einem Vorstellungsgespräch dürfen Sie wählen, was Ihnen lieber ist. Telefonate und Briefe können beide zeitintensiv und aufwändig sein, je nachdem, ob lieber geschrieben oder geredet wird. Am Telefon können Sie eher mit Empathie und Sympathie punkten und das Unternehmen damit in bester Erinnerung bleiben lassen. Briefe sind weniger emotional (wenn man’s richtig macht).

  • Wer schreibt einen Absagebrief?

Wer in Ihrem Unternehmen in einem Interview gewesen ist, verdient mindestens ein persönlich verfasstes Schreiben des Interviewpartners. Das ist anständig und stufengerecht. Geht natürlich auch per Mail, wer lieber telefoniert, soll telefonieren. Wer lieber schreibt, soll schreiben. Aber aufgepasst:  Es handelt es sich – wie beim Bewerbungsbrief – um ein Stück Korrespondenz, das gewissen Regeln folgen muss. Wer nicht oft, häufiger, am häufigsten, also immer und mindestens täglich Texte oder Briefe schreibt, sollte keinen Absagebrief schreiben. Bestenfalls also die Person, die auch das Interview geführt hat. Schlimmstenfalls darf die Assistentin „i.A.“ unterschreiben.

  • Emotional abholen und offen sein für Diskussionen

Versuchen Sie nicht, Diskussionen zu vermeiden – lassen Sie sich auf jede Form von Diskussion ein. Das gehört zu Ihrem Job, auch dafür werden Sie bezahlt. Bereiten Sie sich gut vor. Enttäuschte Menschen brauchen Zeit. Stellen Sie sich darauf ein. Bleiben Sie ruhig.

  • Der Grund

Nennen Sie einen echten, richtigen, wahren Absagegrund. Auch hier gewinnen Sie nichts, wenn Sie versuchen, Diskussionen zu vermeiden. Natürlich müssen Sie dazu fundierte und messbare Informationen über die Bewerber gesammelt haben, keine Bauchgefühle, die es Ihnen ermöglichen, konkrete Aussagen zu machen.

  • Streichen Sie „Leider müssen wir Ihnen mitteilen…“

„Wir haben Ihr Dossier sorgfältig studiert/geprüft“ – was denn sonst? Lassen Sie Floskeln da, wo sie hingehören: im Papierkorb. Hier die besten Floskeln, die Sie ab sofort nicht mehr verwenden dürfen:

„Die Entscheidung ist uns nicht leicht gefallen“ – wirklich? Und jetzt wollen Sie unser Mitgefühl oder was?

„Es hatte andere Bewerbungen, die noch besser gepasst haben als Ihre“. Fällt Ihnen auf, dass dieser Satz falsch ist? Es hat nicht die Bewerbung besser gepasst, sondern das Profil. Sprachlich unsauber!

„Aus den zahlreichen Bewerbungen, die wir erhalten haben…“ – merken Sie, was daran falsch ist? Es spielt doch nun wirklich keine Rolle, ob Sie viele oder wenige Bewerbungen erhalten haben. Ein Klassiker unter den Floskeln.

Leider haben wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden“. Was daran bitte ist leider? Bedauern Sie das etwa? Egal in welchem Kontext ist „leider“ falsch und heuchlerisch und veraltet und unehrlich. Pfui!

„Wir wünschen Ihnen trotzdem alles Gute bei der weiteren Stellensuche.“ Wie bitte? Trotzdem? Wie gnädig!

Und zu guter Letzt die Krönung: „Liebe/r Bewerber/in“.

Oder gar keine Absage schreiben oder nichts von sich hören lassen. Geht überhaupt rein gar nicht.

Bleiben Sie cool!

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