Absagebriefe – Wie sage ich’s dem Kinde

Wer kennt ihn nicht: den allgemeinen, trockenen, oberflächlichen, nichtssagenden und meist auch sprachlich fehlerhaften Absagebrief. Jeder ist eine Enttäuschung und jeder hinterlässt ein bisschen bitteren Nachgeschmacks, auch wenn die besagte Stelle vielleicht noch nicht mal die Wunschstelle gewesen ist.

Warum sind Absagebriefe so grässlich? 

Eigentlich ganz simpel: In den meisten Briefen fehlt die Angabe des Grundes, warum der Bewerber nicht genommen worden ist. Meistens wird das übliche Blabla geschrieben, dass es eine oder einen Besseren gegeben hat, der besser den Vorstellungen entsprochen hat. Warum wollen Unternehmen keine Absagegründe nennen?

Zum einen ist da das heikle Thema der Diskriminierung. Es wäre äusserst dumm und noch viel mehr, im heutigen HR-Klima mit Lohn- und weiteren Gleichheitsforderungen offen zu kommunizieren, dass keine Frau angestellt wird, weil sie im gebärfähigen Alter ist. Oder weil die Kandidaten Ausländer sind aus Ländern, in denen man nie in den Ferien gewesen ist und auch nie dahinfahren will. Und wer über 50 Jahre alt ist, ist langsamer und konservativ und nicht mehr so form- und belastbar wie eine 23-Jährige.

Weiter fehlt den meisten anstellenden Personen, Rekrutierern und Personalmenschen das nötige Know-How, überhaupt genau zu messen und damit aussagen zu können, was „der eine“ Kandidat mitgebracht hat und was den anderen Kandidaten gefehlt hat. Entscheide, die auf Bauchgefühlen basieren, gehören in diese Gruppe.

Dann ist die oberste Maxime von vielen Unternehmen, dass sie mit den Absagen keine Diskussionen oder gar Rechtfertigungen provozieren wollen. Diskussionen gilt es zu vermeiden. Erklärungen, Gründe und Rechtfertigungen rauben dem Personalwesen Zeit und sind riskant. Das vielgepriesene Image der Unternehmung könnte Schaden nehmen. Die Attraktivität auf dem Markt könnte leiden. Es ist einfacher, eine 08/15-Absage zu erteilen, die so glatt und rund wie möglich ist, keine Angriffsfläche bietet und dann bitte auch noch möglichst „nett“ herüberkommt, man will ja einen guten Eindruck hinterlassen.

Was ist daran falsch? Aus der Sicht der abgewiesenen Kandidaten…

Um eine Absage verstehen und akzeptieren zu können, muss sie zuerst begründet und damit nachvollziehbar sein. Ohne Angabe eines Grundes oder der Ursache für das „Leider nein“, kann nicht verstanden, nachvollzogen und dann abgeschlossen werden. „Ach was“ mögen jetzt einige denken, „ist doch halb so wild.“

Falsch! Die Gedächtnisforschung liebt solche „Verarbeitungs-Prozesse“ oder allgemein Denkprozesse und untersucht sie: Warum erinnern wir uns besser an Misserfolge als an Erfolge? Warum erinnern wir uns an nicht zu Ende geführte Aufgaben besser als an zu Ende geführte? Welche Informationen benötigen wir, um einen guten Eindruck von jemandem oder von einem Unternehmen zu erhalten? Und warum wird jemand anders mir vorgezogen?

Das Akzeptieren von Ablehnung oder allgemeiner von Misserfolgen ist viel schwieriger, wenn keine Ursache dafür bekannt ist oder in Erfahrung gebracht werden kann. Und genau das ist eine Absage nämlich: Ein Misserfolg. Der Bewerber hat Schweiss und Blut in eine Bewerbung investiert (naja, manchmal…) und erhält dafür „nur“ das Zertifikat, keine Medaille. Bei Olympischen Spielen heisst es dann „Wer dabei gewesen ist, ist auch ein Sieger“ und wir wissen alle, dass das reine Augenwischerei ist. Wer Sieger ist, ist Sieger.

Weiter ist eine Bewerbung oder allgemein eine Stellensuche natürlich auch ein emotionaler Prozess. Auch wenn etliche Beratungspersonen und Coaches davon reden, die Stellensuche wie ein Projekt auf der Sachebene zu managen, ist jede ernstgemeinte Bewerbung immer auch etwas Emotionales und Subjektives. Daran gebunden sind Hoffnung und auch Aufregung – vor allem, wenn die Favoritenfirma die eine Stelle ausgeschrieben hat, auf die man schon lange gewartet hat! Ergänzt wird diese Vorfreude gleichzeitig auch durch Anschiss und Faulheit und Bequemlichkeit und Nullbock, weil es schon die zehnte oder zwanzigste Bewerbung ist und man die Schnauze vom Bewerben und allem, was dazu gehört, schon ziemlich voll hat. Dieser Gefühlsmix wird von 08/15-Absagebriefen nicht abgeholt. Auch wenn jede Absage total gut gemeint ist und tausendfach beteuert wird, dass man den Frust verstehe und es einem leid tue. Nichts kann die Enttäuschung mildern. Und auch wenn Monate oder Jahre später davon erzählt wird, gewisse Absagen sind bitter. Gewisse sind furchtbar unanständig. Nur wenige sind gut oder sehr gut.

In meinen Beratungen dränge ich meine Kunden jeweils darauf, unbedingt beim Unternehmen nachzufragen, weshalb man nicht in die nächste Runde gekommen ist, und zwar gerade und zwingend bei Absagen, die nach Vorstellungsgesprächen ausgesprochen wurden. Natürlich wollen das die meisten nicht. Wozu sich noch lange damit abgeben? Viele geben sich mit den genannten Gründen zufrieden oder bleiben unzufrieden und erzählen dann sicherlich nichts gutes über die Firma. Es geschieht also eigentlich genau das, was die Unternehmen vermeiden wollten!

Und jetzt?

Was in einer Absage also fehlt und was dringend hinein müsste, sind also einerseits der Absagegrund und andererseits eine grosszügige Portion Empathie und Mitgefühl. Also das, was den meisten Absagebriefen fehlt.

Wie man’s richtig macht

  • Brief oder Telefon

Nach der ersten Triage reicht ein guter Brief oder sogar ein Email. Nach einem Vorstellungsgespräch dürfen Sie wählen, was Ihnen lieber ist. Telefonate und Briefe können beide zeitintensiv und aufwändig sein, je nachdem, ob lieber geschrieben oder geredet wird. Am Telefon können Sie eher mit Empathie und Sympathie punkten und das Unternehmen damit in bester Erinnerung bleiben lassen. Briefe sind weniger emotional (wenn man’s richtig macht).

  • Wer schreibt einen Absagebrief?

Wer in Ihrem Unternehmen in einem Interview gewesen ist, verdient mindestens ein persönlich verfasstes Schreiben des Interviewpartners. Das ist anständig und stufengerecht. Geht natürlich auch per Mail, wer lieber telefoniert, soll telefonieren. Wer lieber schreibt, soll schreiben. Aber aufgepasst:  Es handelt es sich – wie beim Bewerbungsbrief – um ein Stück Korrespondenz, das gewissen Regeln folgen muss. Wer nicht oft, häufiger, am häufigsten, also immer und mindestens täglich Texte oder Briefe schreibt, sollte keinen Absagebrief schreiben. Bestenfalls also die Person, die auch das Interview geführt hat. Schlimmstenfalls darf die Assistentin „i.A.“ unterschreiben.

  • Emotional abholen und offen sein für Diskussionen

Versuchen Sie nicht, Diskussionen zu vermeiden – lassen Sie sich auf jede Form von Diskussion ein. Das gehört zu Ihrem Job, auch dafür werden Sie bezahlt. Bereiten Sie sich gut vor. Enttäuschte Menschen brauchen Zeit. Stellen Sie sich darauf ein. Bleiben Sie ruhig.

  • Der Grund

Nennen Sie einen echten, richtigen, wahren Absagegrund. Auch hier gewinnen Sie nichts, wenn Sie versuchen, Diskussionen zu vermeiden. Natürlich müssen Sie dazu fundierte und messbare Informationen über die Bewerber gesammelt haben, keine Bauchgefühle, die es Ihnen ermöglichen, konkrete Aussagen zu machen.

  • Streichen Sie „Leider müssen wir Ihnen mitteilen…“

„Wir haben Ihr Dossier sorgfältig studiert/geprüft“ – was denn sonst? Lassen Sie Floskeln da, wo sie hingehören: im Papierkorb. Hier die besten Floskeln, die Sie ab sofort nicht mehr verwenden dürfen:

„Die Entscheidung ist uns nicht leicht gefallen“ – wirklich? Und jetzt wollen Sie unser Mitgefühl oder was?

„Es hatte andere Bewerbungen, die noch besser gepasst haben als Ihre“. Fällt Ihnen auf, dass dieser Satz falsch ist? Es hat nicht die Bewerbung besser gepasst, sondern das Profil. Sprachlich unsauber!

„Aus den zahlreichen Bewerbungen, die wir erhalten haben…“ – merken Sie, was daran falsch ist? Es spielt doch nun wirklich keine Rolle, ob Sie viele oder wenige Bewerbungen erhalten haben. Ein Klassiker unter den Floskeln.

Leider haben wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden“. Was daran bitte ist leider? Bedauern Sie das etwa? Egal in welchem Kontext ist „leider“ falsch und heuchlerisch und veraltet und unehrlich. Pfui!

„Wir wünschen Ihnen trotzdem alles Gute bei der weiteren Stellensuche.“ Wie bitte? Trotzdem? Wie gnädig!

Und zu guter Letzt die Krönung: „Liebe/r Bewerber/in“.

Oder gar keine Absage schreiben oder nichts von sich hören lassen. Geht überhaupt rein gar nicht.

Bleiben Sie cool!

Ihr Careersblog

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Der Lebenslauf

Es gibt wohl wenig in der Beratungswelt oder im weltweiten Netz, das so häufig diskutiert, in Kursen durchgekaut und zum Download bereit steht, wie der Lebenslauf. Als Kern des Bewerbungsdossiers neben dem Motivationsschreiben und den Zeugnissen soll er eine möglichst perfekte Passung zwischen Stellenbewerber und ausgeschriebener Stelle aufzeigen.

Abschaffen?

In letzter Zeit häufen sich laute Stimmen, die von der Abschaffung des Lebenslaufes reden, von fehlender Information, vor allem, was die Softskills betrifft, von Fakes und „optimierter Selbstdarstellung“. Careersblog beschäftigt sich deshalb in den nächsten Beiträgen mit dem Phänomen Lebenslauf. Wer sich noch besser bewerben und sich von den Mitbewerbern abheben will, sollte zunächst wissen, was denn auf Unternehmensseite bei einer Bewerbung vor sich geht und weshalb die Dinge so gemacht werden, wie sie heute gemacht werden.

Früher

Ganz früher kannte der Hans den Fritz und Hans wusste, wie Fritz Tische oder Stühle schreinerte. Durch Bekanntheit erübrigte sich ein Lebenslauf. Was jedoch durchaus bestand, waren die Referenzen oder Empfehlungsschreiben, die man dem potenziellen Arbeitgeber vorlegte oder von Mund zu Mund weitergab. Mit zunehmendem Bevölkerungswachstum – vor allem in den Städten – verflüchtigte sich diese Bekanntheit und andere, neue Mechanismen erwuchsen: der Lebenslauf war geboren. In seiner ursprünglichen Form und bis in die 1970er Jahre war der Lebenslauf ein Stück Prosa. Man „beschrieb“ sich auf einer Seite im Sinne von „Ich bin am 12.5.1940 in Baden geboren. Mein Vater war Schreiner und meine Mutter Hausfrau (usw.).“ Der sogenannte „Steckbrief“ löste dieses Stück Prosa ab – die Idee des tabellarischen Lebenslaufes setzte sich durch und bis heute ist er weitgehend in dieser ursprünglichen Form geblieben, zumindest sein skelettales Gerüst. Auch Referenzen gibt es heute noch, obwohl diese locker und unbeschwert abgeschafft werden könnten – aber dazu an anderer Stelle mehr.

Neuere Entwicklungen gehen nun also dahin, den noch mageren Lebenslauf mit Fleisch zu bepacken, da er sonst zu wenig aussagt: Soft und Hard Skills müssen rein, lange Kurzprofile, Key Competencies, Zusammenfassungen über Berufserfahrungen pro Stelle, und vieles mehr. Weiter gilt es, allfällige Lücken zu kaschieren, die nicht so einfach zu erklären sind und die gefüllt werden mit etwas Datumbiegerei oder Sabbaticals oder Auslandaufenthalten.

Es passiert jetzt, was immer passiert: Es wird übertrieben. Der Lebenslauf wird gemästet, gefüllt, ergänzt und verfettet, sodass Teile des Motivationsschreibens darin enthalten sind, auch selbst deklarierte Stärken und Schwächen, spaltenweise Kompetenzen aufgelistet werden, sodass der allfällige Leser möglichst viel Information erhält über die Person. Am besten noch auf einer Seite. Die damit verbundene Schriftgrösse 8 wird dabei in Kauf genommen als ob es noch nie einen kaufmännischen Verband gegeben hätte mit Korrespondenzregeln und dergleichen (niemals weniger als 10 Punkte!)…

Dummerweise haben Rekrutierungspersonen gerade heutzutage für das Lesen eines Lebenslaufes nicht mehr Zeit als früher, im Gegenteil, es muss ja alles noch schneller gehen.

Wie es sein sollte…

Der Lebenslauf ist nur Teil eines ganzen Bewerbungsprozesses, sowohl unternehmens- als auch bewerberseitig. Die einzelnen Schritte des Bewerbungsprozesses müssen aufeinander abgestimmt sein.

Hier gilt: möglichst keine Redundanz! Brief und Lebenslauf ergänzen sich: was im Brief steht, braucht nicht auch noch im Lebenslauf zu stehen. Wichtig sind die Lücken: Gehen Sie als Bewerber in Ihrem Schreiben darauf ein! Das Unternehmen erwartet dies und wertet dies positiv! Erfinden Sie nichts!

Faktum ist: Die Rekrutierer haben wenig Zeit, einen Lebenslauf zu lesen. Für ein erstes Screening im Schnitt knapp 3 Minuten pro Dossier. Das vertiefte Anschauen dauert etwa 8 Minuten.  

Nebst dem ersten Eindruck sind die Kriterien für die erste Triage in fast allen Fällen Aus- und Weiterbildung (i) und Anzahl Jahre geforderte Berufserfahrung (ii) in der gewünschten Branche (iii). Meistens werden noch ein paar Sprachkenntnisse gewünscht (iv). Vielleicht noch Führungserfahrung oder Projekt Management (v). Gemäss diesen Kriterien wird das Dossier in drei Stapel sortiert: A, B und C.

  • Die A-Gruppe erfüllt alle oder fast alle der etwa 3 bis 5 Killerkriterien;
  • die Gruppe B ist die Reserve, die zwar nicht 80% der Killerkriterien erfüllt, aber trotzdem in Frage kommen darf, diese werden vertröstet (wir brauchen noch Zeit);
  • in die Gruppe C gehören diejenigen, die sofort eine Absage erhalten, weil sie keine oder zu wenig der Killerkriterien erfüllen.

Noch redet kein Mensch von Softskills oder Persönlichkeit, weil diese zum jetzigen Zeitpunkt gar nicht messbar sind und dementsprechend noch nicht evaluiert werden können. Und: Wer die Killerkriterien erfüllt, aber ein schlechtes Motivationsschreiben beilegt, der gerät auf den „Vielleicht“-Haufen. Wenn jedoch genügend A-Dossiers zusammenkommen, landet es doch noch auf dem C-Haufen. Es ist nun mal so: Schlechte Briefe machen gute Lebensläufe schlecht.

Wie weiter?

Erst im nächsten Schritt werden die A-Dossiers das erste Mal vertieft  – das heisst länger – angeschaut. Dabei werden jetzt auch die Zeugnisse angeschaut (vorher überflogen) und es wird geprüft, ob der Lebenslauf durch die Zeugnisse belegt wird. Spätestens hier werden erste Lücken auffallen und hinterfragt.  

Ziel ist, etwa fünf bis acht A-Dossier-Bewerber zu einem ersten Interview einladen zu können. Wer einen Brief mit Dank erhält und um Geduld gebeten wird, liegt auf Haufen B. Wer innerhalb von einer Woche eine Absage erhält, war auf Haufen C. Die konkrete Aussage, die allerdings nie im Absagebrief zu finden ist, lautet: „Sie haben leider unsere Killerkriterien nicht erfüllt“ und nicht „Wir haben einen besseren gefunden“. Doch dazu an anderer Stelle mehr.

Und was heisst das jetzt für den Bewerber und den Lebenslauf?

Wir sind noch weit davon entfernt, uns ohne Lebensläufe bewerben zu können. Die Unternehmen sind weit davon entfernt, ohne Lebensläufe zu rekrutieren. Berufsprofile auf Plattformen wie Xing oder LinkedIn oder standardisierte Versionen wie visualize.me ersetzen den Lebenslauf jetzt (noch) nicht. Der tabellarische Lebenslauf hat sich auch deshalb so lange durchgesetzt, weil er den für die Einstellungen zuständigen Personen die für sie notwendigen Informationen kurz und bündig liefert. Solange wir keinen gleichwertigen Ersatz haben, bleibt der Lebenslauf, wo und was er ist. Aller Kritik zum Trotz.

Und der Bewerber?

Wer weiss, dass in erster Linie nach Fachkompetenzen – also schulischen oder beruflichen Qualifikationen – sortiert wird, tut gut daran, diese Kompetenzen sorgfältig zu überdenken, evaluieren, strukturieren und darzustellen, und zwar am Anfang des Lebenslaufs! Wer gerade hier Lücken oder angebliche Defizite hat (z.B. Ausbildung nie abgeschlossen o.ä.), der tut sehr gut daran, darauf im Bewerbungsschreiben einzugehen!

Ansonsten ist der klassische tabellarische Lebenslauf immer noch hochaktuell. Wenn Sie sich abheben wollen von den Mitbewerbern, dann wählen sie ein anderes Layout, andere Schrift, andere Darstellung. Bedenken Sie dabei, dass die Lesbarkeit niemals unter der Kosmetik leiden darf – die Personaler müssen die Information schnell und einfach finden können!

Und nächstes Mal: Was gehört in den Lebenslauf und warum und was ist mit den neuen Lebensläufen?

Bleiben Sie cool!

Ihr Careersblog

 

9 Tipps fürs beste Vorstellungsgespräch

Wenn Sie zum Vorstellungsgespräch eingeladen haben

  1. Seien Sie vorbereitet! Unterlagen über die Firma, den Kandidaten, Stellenbeschrieb und -anforderungen, Inserat, Interviewleitfaden, Vertragsmuster und Anstellungsreglement sind ein Muss und mit dabei.
  2. Lassen Sie den Kandidaten reden. Es soll keine Inquisition stattfinden, sondern ein Gespräch.
  3. Planen Sie genügend Zeit ein. Manchmal reicht eine Stunde nun mal nicht aus.
  4. Stellen Sie gute Fragen, die Ihnen die für Sie notwendigen Informationen liefern. Lesen Sie dazu auch den Beitrag über die dümmsten Fragen im Vorstellungsgespräch. Vermeiden Sie diese.
  5. Korrigieren Sie auf keinen Fall die Aussprache, Kommunikationsfehler oder Fehler im Bewerbungsschreiben des Kandidaten.
  6. Denken Sie immer daran, dass Sie mit diesem Gespräch Werbung für Ihr Unternehmen und Ihre Abteilung machen.
  7. Seien Sie nett!
  8. Lassen Sie sich als Linienvorgesetzte zu Führungsverhalten oder -stil befragen; Ihr Kandidat muss ja schliesslich herausfinden, ob Sie eine gute Vorgesetzte sind.
  9. Sie sitzen nicht am längeren Hebel – also verhalten Sie sich auch nicht so.

Viel Spass und bleiben Sie cool!

Ihr Careersblog

 

 

Neue Serie: Führungsfehler

In keinem uns bekannten Kompetenzmodell fehlt sie, die Führungskompetenz. Als Unwort des Jahrtausends wird wohl kein Konstrukt häufiger diskutiert, definiert, inhaltlich befüllt und wieder geleert wie die Führungskompetenz. Jeder weiss, wovon die Rede ist, wenn von Führungsfähigkeiten gesprochen wird, und ebenso schnell wird offensichtlich, wenn sie fehlt. „Der Fisch stinkt am Kopf“ heisst es dann – und wir sind uns einig und es nicken alle: Fehlt die Führung oder ist die Führung am falschen Ort, läuft der Laden schlecht oder wird zumindest prognostisch bald schlecht laufen.

Deshalb wird sich der Careersblog in den kommenden Wochen besinnlich mit einer Serie von Führungsfehlern beschäftigen, ganz im Sinne der festlichen Adventszeit. Freuen Sie sich darauf und lernen Sie etwas daraus!

Bleiben Sie cool!

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Arbeitszeugnisse zum zweiten: Die 10 schlimmsten Floskeln

Hier kommt die Bestenliste:

  1. Er hat die an ihn gestellten Anforderungen stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt.
  2. Für ihre berufliche und private Zukunft wünschen wir ihr alles Gute und viel Erfolg.
  3. Sie erbringt stets ausgezeichnete Leistungen.
  4. Besonders erwähnen möchten wir … .
  5. Im Kontakt mit  Kunden sowie Geschäftspartnern (und weiteren ähnlichen) zeigt sich Herr Sowieso stets zuverlässig, freundlich/hilfsbereit und korrekt/zuvorkommend.
  6. Wir haben Frau Sowieso als äusserst motivierte und kompetente Mitarbeiterin kennen und schätzen gelernt.
  7. Dank seiner raschen Auffassungsgabe …
  8. … ihre speditive Arbeitsweise …
  9. Auch in persönlicher Hinsicht kann Herrn Sowieso ein gutes Zeugnis ausgestellt werden.
  10. Wir bedauern ihren Weggang sehr.

Wie Sie unschwer erkennen können, enthalten einige dieser Floskeln sogar noch Anteile sogenannten Codes, der zumindest in der Deutschschweiz besonders seit den 70er Jahren sehr beliebt war und Gottseidank in den letzten Jahren etwas aus der Mode gekommen ist.

Floskeln sagen in der Regel eben nicht wirklich etwas Konkretes über den Mitarbeitenden aus. Was erfährt denn Herr Sowieso (und dessen potenzieller neuer Arbeitgeber), wenn Sie ihm „auch in persönlicher Hinsicht ein gutes Zeugnis ausstellen können“? Wie beruhigend, dass der kein Krimineller ist, der sich in der Unternehmenskasse bedient hat? Er ist freundlich? Nett? Was denn nun? Raten Sie mal mit Rosenthal!

Weiter täuschen Floskeln eine Standardisierung und angebliche Vergleichbarkeit vor, die jedoch gar nicht gegeben sind. Viele sind auch heutzutage sprachlich veraltet: Wer spricht denn bitte sehr heute noch von „stets“? Das heisst doch „immer“ oder „jederzeit“(wobei auch jederzeit am Rande der Floskelgrenze steht). Oder die vollste Zufriedenheit? Voll, voller, am vollsten? Weiss, weisser, am weissesten? Sie sehen, das macht und hat keinen Sinn.

Deshalb ein Appell an die Arbeitgeberschaft und deren Zeugnisverantwortliche: Bitte versuchen Sie, darauf zu verzichten. Machen Sie es nicht gut, sondern besser. Versuchen Sie, so zu schreiben, wie Sie über den Mitarbeitenden reden würden. Schreiben Sie, wie Ihnen der Schnabel gewachsen ist (und hoffentlich handelt es sich bei dabei dann um stilsicheres Deutsch!). Investieren Sie Ressourcen wie Zeit oder Geld in eine Weiterbildung oder einen Kurs, wenn es nicht geht. Scheuen Sie den Aufwand nicht, da Sie hier in Ihr Employer Branding investieren!

An die Arbeitnehmer bzw. Zeugnisempfänger: Bitten Sie Ihren Arbeitgeber darum, solche Floskeln aus Ihrem Zeugnis zu entfernen. Bis Sie vollstens zufrieden sind damit!

Bleiben Sie cool!

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Das Elend mit den Arbeitszeugnissen

Um es gleich vorweg zu nehmen: Gute Arbeitszeugnisse gibt es wenig. Sie werden von Personalassistentinnen statt von Vorgesetzten geschrieben oder ins Ausland oder an zeugnisschreibende Dienstleister ausgelagert. Sie werden mit Textbausteinen zusammengebaut oder sind schlimmstenfalls eine Copy-Paste-Angelegenheit, bei der Zeugnisse von vormaligen StelleninhaberInnen hervorgekramt, kopiert und abgeändert werden. Der Lichtblick: Es gibt viele durchschnittliche und schlechte Zeugnisse, die trotzdem arbeitsmarkt- und rekrutierungstauglich sind.

Seltsamerweise verpassen es viele Unternehmen jedoch, das Arbeitszeugnis eines scheidenden Mitarbeiters als Marketinginstrument zu behandeln und dementsprechend ein paar Ressourcen zu investieren.

Hier deshalb die Grundregeln:

Wer schreibt das Arbeitszeugnis?

  1. Natürlich die direkt vorgesetzte Person. Das ist in der Regel nicht die Personalassistentin oder die Praktikantin. Es handelt sich beim Arbeitszeugnis ja um einen rechtlichen Anspruch des Arbeitnehmers, dem Sie als Arbeitgeber nachzukommen haben. Und Sie lassen ja schliesslich die Buchhaltungspraktikantin auch nicht die Unternehmenssteuererklärung machen und unterschreiben dann bloss noch, oder?
  2. Die schreibende Person muss die Mitarbeitende persönlich kennen und sie in ihrer täglichen Arbeit sehen und erleben. Eine jährliche Mitarbeiterbeurteilung reicht als Grundlage für ein gutes Arbeitszeugnis nicht aus, ebenso wenig ein standardisiertes Formular, das dann von Service-Centern mit immer gleich klingenden Textbausteinen bearbeitet wird.
  3. Die Zeugnis schreibende Person sollte sich mit sprachlichen Finessen wie Konnotation, Denotation, Kompetenzprofilen und Kompetenzen auskennen und etwas damit anfangen können.
  4. Outsourcen eines Zeugnisses geht höchstens dann, wenn Sie einen guten (und dann teuren) Partner finden, der sich in Ihre Unternehmenskultur und -dokumentation einarbeitet.

Was ist Grundlage für ein gutes Arbeitszeugnis?

  1. Natürlich die jährliche Mitarbeiterbeurteilung.
  2. Beobachtungen, die sich mit Mehreinsatz, Arbeitsweise, soziale Interaktion u.ä. beschäftigen. Diese kommen in den Mitarbeiterbeurteilungen leider selten zur Sprache.
  3. Kompetenzprofil mit Verhaltensindikatoren, Stellenbeschrieb und weitere Unterlagen, die sich mit den Aufgaben der Mitarbeitenden beschäftigen.
  4. Textbausteine werden weder der Person noch deren rechtlichem Anspruch gerecht. Ankreuzlisten ebenfalls nicht. Hier streifen wir die Ethik oder eben Würde eines Unternehmens und wie es seinen rechtlichen Pflichten nachkommt.

Zum Glück…

… funktioniert das Zeugnisschreiben jedoch mehr oder weniger immer noch ganz gut, auch wenn da und dort die Grundregeln nicht eingehalten werden. Beim Arbeitsgericht Zürich waren 2014 beispielsweise von 266 Verfahren bloss 10 reine Zeugnisklagen. Wobei das nichts heissen will. Die meisten Leute scheuen nämlich den Weg zum ehemaligen Arbeitgeber, um Korrekturen ihrer Zeugnisse zu verlangen, weil sie ja eh damit abgeschlossen haben.

Häufigster Fall beim Zeugnisschreiben ist ja noch immer der einfache Kopier-und-Einfügemechanismus, der bedauerlicherweise genauso häufig zu furchtbar peinlichen Adress- und Anredefehlern führt. Auf der „Careersblog-Würdeskala“ figuriert dieser Fall deshalb an letzter Stelle. Auf den Inhalt und die schlimmsten Floskeln im Zeugnis wollen wir an anderer Stelle eingehen.

Fazit

Falls Sie noch offene Budgets für die Weiterbildung haben, schicken Sie die zuständigen Personen allesamt in ein Seminar oder einen Kurs – man kann’s nämlich lernen. Und trägt damit massgeblich zum eigenen Employer Branding bei.

Bleiben Sie dran und bleiben Sie cool!

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Die 10 dümmsten Fragen im Vorstellungsgespräch

Die Bestenliste

1. Was sind Ihre Schwächen und wie schwächen Sie Ihre Schwächen?

Tja, was soll man dazu sagen… Stellen Sie sich vor, Sie gehen ein Auto kaufen. Der Verkäufer beginnt begeistert zu berichten, dass der Lack Ihres Traumwagens zwar supergünstig sei, aber leider auch sehr rostanfällig. Und in der Regel hält der Anlasser leider auch nur vier bis maximal fünf Jahre. Und die Lüftung hat in der Regel nach zehn Jahren ausgedient. Man arbeite aber im Werk an diesen Defiziten. Ganz ehrlich, würden Sie das Auto kaufen?

In der Regel liefert diese Frage in 98% aller Fälle nur eine Antwort: „Äh, ich bin ein bisschen ungeduldig.“ Also nichts, was Sie in der Rekrutierungsabteilung nicht schon 10’000 Mal gehört haben. Sie können dazu gerne auch meinen Beitrag hier nachlesen. Und die Frage von Ihrer Frageliste streichen.

2. Was ist Ihre Lohnvorstellung?

Das ist etwa so, wie wenn Sie nach dem Traumferienort des Bewerbers fragen. In der Regel sind Stellen und somit deren Kosten ja budgetiert. Das heisst, man hat intern im Unternehmen schon einen Lohnrahmen für die besagte Stelle definiert. Es ist völlig irrelevant für Sie als Unternehmen, welche Lohnvorstellungen nun ein/e Stellenbewerber/in hat, weil Sie sowieso nicht drüber gehen können, nur darunter. Sie werden dann auch von Ihrem Vorgesetzten für Ihr Sparen belohnt mit einem Schulterklopfen. Besser legen Sie offen dar, wie es mit dem Lohn für die besagte Stelle aussieht, legen Sie die Zahlen auf den Tisch: Die Stelle ist budgetiert mit CHF 75’000 bis 90’000 bei 5 Wochen Ferien pro Jahr. Dann können Sie noch locker fragen: „Ist das in Ordnung für Sie?“.

Ähnlich dumm ist zudem auch die Frage, wie viel in der letzten Stelle verdient worden ist. Spielt doch keine Rolle. Und wenn Sie einen Bewerber danach fragen, spionieren Sie ja nur indirekt das ehemalige Unternehmen aus. Also bleiben lassen.

3. Wie haben Sie die Kinderbetreuung geregelt?

Hier gilt es, zwei Möglichkeiten zu unterscheiden:

a. Wenn Sie diese Frage einer Frau stellen (und sie keine alleinerziehende Mutter ist, die sich um eine Nachtschichtarbeit bewirbt), dann lesen Sie bitte auf Wikipedia nach, was Diskriminierung heisst. Oder schauen Sie sich Ihr Unternehmensleitbild an. Da steht sicher was dazu.

b. Wenn Sie diese Frage einem Mann stellen (und er kein Witwer oder allein erziehender Vater mit Kind im eigenen Haushalt ist) … Ich kenne ehrlich gesagt keinen einzigen Mann, der jemals gefragt worden ist, wie er seine Kinderbetreuung organisiert; bedauerlicherweise aber etliche Frauen.

4. Was wissen Sie über unser Unternehmen?

Was wollen Sie denn damit herausfinden? Ob Ihre Bewerber ihre Hausaufgaben gemacht haben? Im Internet recherchiert, Zeitungsartikel über Sie gelesen, den neuesten Aktienkurs des Unternehmens kennen? Und was sagt Ihnen das über den Bewerber? Eben.

5. Wieso sollen wir ausgerechnet Sie anstellen? (oder ähnlich)

Zuerst die Konnotation: Sie implizieren sprachlich sehr ungeschickt, dass Ihr Unternehmen viele viele viele andere Bewerber hat und Sie es nicht nötig haben, den Befragten anzustellen. Sie stellen den Bewerber vor die Aufgabe, sich bereits jetzt bewähren zu müssen, zumindest argumentativ, um die Stelle überhaupt zu bekommen. Damit sind Sie nicht mehr auf der gleichen Augenhöhe wie Ihr Bewerber, was Sie vermeiden sollten. Und was wollen Sie mit der Frage herausfinden? Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie ein „ich bin der beste Mann für den Job“ um die Ohren geschlagen bekommen, ist doch viel zu hoch. Drum lassen Sie es lieber bleiben.

6. Was würde mir Ihr ehemaliger Vorgesetzter über Sie sagen?

Nun, ich hoffe doch, gar rein nichts! Haben Sie denn noch nie etwas von Datenschutz gehört? Der ehemalige Vorgesetzte darf doch überhaupt rein gar keine Informationen über einen ehemaligen Mitarbeiter herausgeben, es sei denn, es wurde von demselben vorab ausdrücklich gestattet (womit natürlich auch Referenzauskünfte völlig obsolet werden, aber hierzu an anderer Stelle mehr). Zudem können Sie mit allergrösster Sicherheit davon ausgehen, dass das Verhältnis zum ehemaligen Vorgesetzten kompliziert war. Wenn Sie es nicht bleiben lassen können, fragen Sie lieber, wie die Teamkollegen den Bewerber beschreiben würden. Das bringt mehr.

7. Wo sehen Sie sich in 5 (oder 10) Jahren?

Ach, wie schön, die Frage nach Utopia! Nehmen wir an, der Bewerber sagt: In 5 Jahren möchte ich genug verdient haben, um am Strand von Waikiki eine Strohhütte zu haben und nicht mehr arbeiten zu müssen. Wirklich? Tja, und jetzt wollen Sie den anstellen? Welche Antwort erwarten Sie denn? Dass der Bewerber sagt, er wolle auch in 10 Jahren erfolgreich in Ihrem Unternehmen tätig sein? Und in 20? Obwohl ich für diese Frage das grösste Verständnis habe, fischen Sie damit mit dem falschen Köder im richtigen Teich. Wenn Sie herausfinden wollen, wie gross das Commitment Ihres Bewerbers für Ihr Unternehmen ist, fragen Sie lieber danach, was sich der Bewerber von Ihnen als Unternehmen wünscht, damit er möglichst lange da bleibt. Und die Antwort lautet: Gutes Team, regelmässige Lohnerhöhung, Aufsteigen können. Danke.

8. Erzählen Sie mal von sich

Nach wie viel Minuten wollen Sie den Bewerber unterbrechen? Sie wissen ja, die meisten Bewerber fassen dann ihren Lebenslauf zusammen. Falls Sie den nicht gelesen haben, ist das gut. Falls schon, ist die Frage reine Zeitverschwendung. Besser: Danke für Ihren Lebenslauf. Können Sie vielleicht in 5 Minuten zusammenfassen, welche Ihre wichtigsten letzten beruflichen Etappen waren?

9. Wie würden Sie Ihren Führungsstil beschreiben?

Oh je. Situativ? Direktiv? Partizipierend? Patriarchalisch? Gehen Sie nach dem Vorstellungsgespräch rasch auf Wikipedia nachlesen, damit Sie wissen, wovon die Rede ist. Welches ist denn nun Ihre Lieblingsantwort? Ich bin bisher noch keinem Unternehmen begegnet, das bei der Bewerberschaft einen bestimmten Führungsstil finden will. Und was tun Sie um Himmels willen mit der Falschantwort „Ich bin dikatorisch“??

10. Wieso haben Sie sich für diese Stelle beworben?

Weil mir mein jobs.ch-Suchabo die Stelle vorgeschlagen hat und ich in meiner jetzigen oder letzten Stelle genau das gemacht habe und ich aber keine Lohnerhöhung bekommen habe und mein Chef ein Idiot ist.

Eine Überlegung vorab

Wie Sie unschwer erkennen können, ist die Mutter aller Fragen immer dieselbe: Welche Antwort wollen Sie hören und wie wollen Sie die Information, die Sie erhalten, verwerten? Vergleichbar machen mit anderen Antworten anderer Bewerber? Welches ist Ihr Referenzrahmen? Wenn Sie das einmal definiert haben, haben Sie den ersten Schritt in die richtige Richtung getan. Versuchen Sie’s!

Bleiben Sie cool!

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Liebe Confiserie Sprüngli

Wie machen Sie das? Wie rekrutieren Sie diese grossartige Stressresistenz? Wie messen Sie die? Verraten Sie mir das bitte bitte bitte!

Falls der gewiefte Leser nicht weiss, wovon ich spreche, soll doch bitte mal um die Mittagszeit eine Sprünglifiliale aufsuchen, z.B. am Paradeplatz in Zürich, oder an der Bahnhofstrasse, und sich ein Sandwich kaufen. Sie werden schnell merken: Sie sind nicht allein. Und: Die netten Damen, die Ihnen die Sandwiches verkaufen, sind nicht aus der Ruhe zu bringen!

Kein Vordrängeln der Kunden wird auch nur mit der leisesten Gestik oder Mimik kommentiert. Freundlich, lächelnd, nett. Während des grössten Futterstellenkampfes des Tages.

Deshalb, liebe Confiserie Sprüngli, teilen Sie doch bitte der Welt mit, wie Sie an solches goldenes Personal kommen. Wie machen Sie das? Verraten Sie uns doch bitte Ihr Geheimnis!

Wir danken Ihnen in der Zwischenzeit für Ihre Luxemburgerli, Sandwiches, die weltbeste Milchschokolade mit Haselnüssen, ganz zu schweigen vom himmlisch leichten Apéro-Blätterteiggebäck…

Bleiben Sie cool!

Ihr Careersblog

 

„Was würden Sie als Ihre grösste Schwäche und Stärke bezeichnen?“

Aus Vorstellungsgesprächen mit bestem Willen nicht wegzukriegen, ist die Frage nach den Schwächen oder Stärken des potenziellen Mitarbeiters. Eigentlich schade, dass man wertvolle Vorstellungsgesprächszeit mit dummen Fragen verschwendet. Aber zuerst ein bisschen Info für Stellenbewerber.

Wenn Sie sich gerade für eine Stelle beworben haben und eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch erhalten haben, können Sie mit grosser Sicherheit damit rechnen, während des für Sie hoffentlich angenehmen Gesprächs unter anderem nach Ihren Stärken und Schwächen gefragt zu werden. Meistens passiert dies nach dem biografischen Teil des Interviews, wenn es darum geht, die sogenannten Soft Skills des Stellenbewerbers herauszufinden. Sie müssen also etwas Persönliches sagen. Etwas preisgeben von sich.

Was das Unternehmen mit der Frage eigentlich wissen will

Eigentlich geht es neben reiner Neugier darum, ob irgendeine jetzt noch unbekannte Eigenschaft des Stellenbewerbers ein potenzielles Risiko für das Unternehmen darstellt. Mit der Frage nach der Schwäche versucht das Unternehmen also herauszufinden, ob der Stellenbewerber dem Unternehmen schaden könnte. Das heisst, wenn Sie zu aggressiven Wutausbrüchen neigen, bei denen Sie die Büroeinrichtung zu Kleinholz verarbeiten (tun wir ja schliesslich alle, oder?), dann will das Unternehmen das gerne vor einer Anstellung wissen.

Jeder Stärken-und-Schwächen-Frager wird jetzt vehement den Kopf schütteln und „Nein“ rufen und korrigieren, dass die Frage darauf abzielt, die „Selbstreflektion“ des Stellenbewerbers „herauszuspüren“. Na, dann spüren Sie mal!

Selbstreflektion ist ein Zauberwort der Sozialwissenschaften des 20. und noch vielmehr des 21. Jahrhunderts. Wir sollen über unser Verhalten reflektieren und über unsere Persönlichkeit, unser Sozialkompetenz und unsere Nasenhaare und über jeden Gedanken, den wir fassen. Wir sollen über alles Bescheid wissen, was uns angeht und herausfinden tun wir das mittels Selbstreflektion. In jedem Ausbildungscurriculum finden sich Module mit oder zur Selbstreflektion. Wir leben mit Selbstreflektion. Selbstreflektion ist in und wer über sich selber gut reflektieren kann, zeigt Selbstkompetenz.

Und nun zur Information für Unternehmen, die Stärken-Schwächen-Frager beschäftigen: Nun, gegen Selbstreflektion ist ja primär nichts einzuwenden. In einem Vorstellungsgespräch suchen wir jedoch mit der Frage nach Stärken oder Schwächen am falschen Ort nach der Selbstreflektion. Zumal die Primärantworten in der Regel zu 90% „Ich bin manchmal etwas ungeduldig“ oder „Ich bin manchmal etwas zu direkt“ lauten. Damit haben Sie weder eine verwertbare Zusatzinformation gewonnen noch haben Sie eine Möglichkeit, irgendeine Selbstreflektionsfähigkeit zu messen, noch irgendwelche Hinweise über den Stellenbewerber gesammelt, die nicht auch 90% aller anderen Menschen gegeben hätten. Von der Vergleichbarkeit Ihrer Resultate ganz zu schweigen. Und von dem schlechten Stil und konservativen HR, das mit so einer Frage gezeigt wird, wollen wir gar nicht anfangen.

Meistens wissen Stärken-Schwächen-Frager nämlich gar nicht, was Sie mit dieser Frage messen wollen und ob es wirklich die Selbstreflektion ist. Die Todsünde des Informationssammelns ist ja, nicht zu wissen, was mit der gesammelten Information geschehen soll. Die Stärken-Schwächen-Frage wird gestellt und dann wird genickt, und damit das ganze noch etwas kompetenzbasiert daher kommt, wird nach einem illustrierenden Beispiel gefragt, welches wiederum benickt und notiert wird. Aber niemals ausgewertet.

Nehmen wir an, unser Stellenbewerber antwortet „Ich neige zu Aggression. Sie bricht nie aus, keine Sorge, ich habe mich mit Yoga total in der Balance. Aber wenn der Stress zu gross wird, dann wird es schwierig.“ An und für sich eine sehr selbstreflektierte Antwort, bloss hat der Stellenbewerber gerade ein totales Abschusskriterium geliefert. Der wird nicht mehr eingeladen.

Besser machen kann man es immer

Wieso nicht eine Frage nach einem Misserfolgserlebnis stellen und am Ende in guter Manier fragen, ob man es heute anders machen würde, wenn man könnte und dann nicken, aufschreiben, evaluieren, bewerten? Attributionsstil und Selbstwirksamkeit, das sind Konstrukte, die Sie mittels Selbstreflektion herausfinden können. Womit sich dann plötzlich zeigt, dass Selbstreflektion ein Instrument ist, über das verfügt wird oder nicht. Also keine Eigenschaft, die gespürt werden kann.

Kehren wir also zum gewieften Stellensucher zurück. Sollten Sie in einem Vorstellungsgespräch nach Ihren Stärken oder Schwächen gefragt werden, antworten Sie doch bitte einfach „Mir fällt jetzt beim besten Willen nichts ein“ oder noch besser mit „Meine Berufsberaterin hat mir gesagt, dass das eine so dumme Frage ist, dass ich mir darauf keine Antwort überlegen soll“. Und haken Sie das Unternehmen getrost ab. Da sollten Sie nicht arbeiten wollen.

Bleiben Sie cool!

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