Absagebriefe – Wie sage ich’s dem Kinde

Wer kennt ihn nicht: den allgemeinen, trockenen, oberflächlichen, nichtssagenden und meist auch sprachlich fehlerhaften Absagebrief. Jeder ist eine Enttäuschung und jeder hinterlässt ein bisschen bitteren Nachgeschmacks, auch wenn die besagte Stelle vielleicht noch nicht mal die Wunschstelle gewesen ist.

Warum sind Absagebriefe so grässlich? 

Eigentlich ganz simpel: In den meisten Briefen fehlt die Angabe des Grundes, warum der Bewerber nicht genommen worden ist. Meistens wird das übliche Blabla geschrieben, dass es eine oder einen Besseren gegeben hat, der besser den Vorstellungen entsprochen hat. Warum wollen Unternehmen keine Absagegründe nennen?

Zum einen ist da das heikle Thema der Diskriminierung. Es wäre äusserst dumm und noch viel mehr, im heutigen HR-Klima mit Lohn- und weiteren Gleichheitsforderungen offen zu kommunizieren, dass keine Frau angestellt wird, weil sie im gebärfähigen Alter ist. Oder weil die Kandidaten Ausländer sind aus Ländern, in denen man nie in den Ferien gewesen ist und auch nie dahinfahren will. Und wer über 50 Jahre alt ist, ist langsamer und konservativ und nicht mehr so form- und belastbar wie eine 23-Jährige.

Weiter fehlt den meisten anstellenden Personen, Rekrutierern und Personalmenschen das nötige Know-How, überhaupt genau zu messen und damit aussagen zu können, was „der eine“ Kandidat mitgebracht hat und was den anderen Kandidaten gefehlt hat. Entscheide, die auf Bauchgefühlen basieren, gehören in diese Gruppe.

Dann ist die oberste Maxime von vielen Unternehmen, dass sie mit den Absagen keine Diskussionen oder gar Rechtfertigungen provozieren wollen. Diskussionen gilt es zu vermeiden. Erklärungen, Gründe und Rechtfertigungen rauben dem Personalwesen Zeit und sind riskant. Das vielgepriesene Image der Unternehmung könnte Schaden nehmen. Die Attraktivität auf dem Markt könnte leiden. Es ist einfacher, eine 08/15-Absage zu erteilen, die so glatt und rund wie möglich ist, keine Angriffsfläche bietet und dann bitte auch noch möglichst „nett“ herüberkommt, man will ja einen guten Eindruck hinterlassen.

Was ist daran falsch? Aus der Sicht der abgewiesenen Kandidaten…

Um eine Absage verstehen und akzeptieren zu können, muss sie zuerst begründet und damit nachvollziehbar sein. Ohne Angabe eines Grundes oder der Ursache für das „Leider nein“, kann nicht verstanden, nachvollzogen und dann abgeschlossen werden. „Ach was“ mögen jetzt einige denken, „ist doch halb so wild.“

Falsch! Die Gedächtnisforschung liebt solche „Verarbeitungs-Prozesse“ oder allgemein Denkprozesse und untersucht sie: Warum erinnern wir uns besser an Misserfolge als an Erfolge? Warum erinnern wir uns an nicht zu Ende geführte Aufgaben besser als an zu Ende geführte? Welche Informationen benötigen wir, um einen guten Eindruck von jemandem oder von einem Unternehmen zu erhalten? Und warum wird jemand anders mir vorgezogen?

Das Akzeptieren von Ablehnung oder allgemeiner von Misserfolgen ist viel schwieriger, wenn keine Ursache dafür bekannt ist oder in Erfahrung gebracht werden kann. Und genau das ist eine Absage nämlich: Ein Misserfolg. Der Bewerber hat Schweiss und Blut in eine Bewerbung investiert (naja, manchmal…) und erhält dafür „nur“ das Zertifikat, keine Medaille. Bei Olympischen Spielen heisst es dann „Wer dabei gewesen ist, ist auch ein Sieger“ und wir wissen alle, dass das reine Augenwischerei ist. Wer Sieger ist, ist Sieger.

Weiter ist eine Bewerbung oder allgemein eine Stellensuche natürlich auch ein emotionaler Prozess. Auch wenn etliche Beratungspersonen und Coaches davon reden, die Stellensuche wie ein Projekt auf der Sachebene zu managen, ist jede ernstgemeinte Bewerbung immer auch etwas Emotionales und Subjektives. Daran gebunden sind Hoffnung und auch Aufregung – vor allem, wenn die Favoritenfirma die eine Stelle ausgeschrieben hat, auf die man schon lange gewartet hat! Ergänzt wird diese Vorfreude gleichzeitig auch durch Anschiss und Faulheit und Bequemlichkeit und Nullbock, weil es schon die zehnte oder zwanzigste Bewerbung ist und man die Schnauze vom Bewerben und allem, was dazu gehört, schon ziemlich voll hat. Dieser Gefühlsmix wird von 08/15-Absagebriefen nicht abgeholt. Auch wenn jede Absage total gut gemeint ist und tausendfach beteuert wird, dass man den Frust verstehe und es einem leid tue. Nichts kann die Enttäuschung mildern. Und auch wenn Monate oder Jahre später davon erzählt wird, gewisse Absagen sind bitter. Gewisse sind furchtbar unanständig. Nur wenige sind gut oder sehr gut.

In meinen Beratungen dränge ich meine Kunden jeweils darauf, unbedingt beim Unternehmen nachzufragen, weshalb man nicht in die nächste Runde gekommen ist, und zwar gerade und zwingend bei Absagen, die nach Vorstellungsgesprächen ausgesprochen wurden. Natürlich wollen das die meisten nicht. Wozu sich noch lange damit abgeben? Viele geben sich mit den genannten Gründen zufrieden oder bleiben unzufrieden und erzählen dann sicherlich nichts gutes über die Firma. Es geschieht also eigentlich genau das, was die Unternehmen vermeiden wollten!

Und jetzt?

Was in einer Absage also fehlt und was dringend hinein müsste, sind also einerseits der Absagegrund und andererseits eine grosszügige Portion Empathie und Mitgefühl. Also das, was den meisten Absagebriefen fehlt.

Wie man’s richtig macht

  • Brief oder Telefon

Nach der ersten Triage reicht ein guter Brief oder sogar ein Email. Nach einem Vorstellungsgespräch dürfen Sie wählen, was Ihnen lieber ist. Telefonate und Briefe können beide zeitintensiv und aufwändig sein, je nachdem, ob lieber geschrieben oder geredet wird. Am Telefon können Sie eher mit Empathie und Sympathie punkten und das Unternehmen damit in bester Erinnerung bleiben lassen. Briefe sind weniger emotional (wenn man’s richtig macht).

  • Wer schreibt einen Absagebrief?

Wer in Ihrem Unternehmen in einem Interview gewesen ist, verdient mindestens ein persönlich verfasstes Schreiben des Interviewpartners. Das ist anständig und stufengerecht. Geht natürlich auch per Mail, wer lieber telefoniert, soll telefonieren. Wer lieber schreibt, soll schreiben. Aber aufgepasst:  Es handelt es sich – wie beim Bewerbungsbrief – um ein Stück Korrespondenz, das gewissen Regeln folgen muss. Wer nicht oft, häufiger, am häufigsten, also immer und mindestens täglich Texte oder Briefe schreibt, sollte keinen Absagebrief schreiben. Bestenfalls also die Person, die auch das Interview geführt hat. Schlimmstenfalls darf die Assistentin „i.A.“ unterschreiben.

  • Emotional abholen und offen sein für Diskussionen

Versuchen Sie nicht, Diskussionen zu vermeiden – lassen Sie sich auf jede Form von Diskussion ein. Das gehört zu Ihrem Job, auch dafür werden Sie bezahlt. Bereiten Sie sich gut vor. Enttäuschte Menschen brauchen Zeit. Stellen Sie sich darauf ein. Bleiben Sie ruhig.

  • Der Grund

Nennen Sie einen echten, richtigen, wahren Absagegrund. Auch hier gewinnen Sie nichts, wenn Sie versuchen, Diskussionen zu vermeiden. Natürlich müssen Sie dazu fundierte und messbare Informationen über die Bewerber gesammelt haben, keine Bauchgefühle, die es Ihnen ermöglichen, konkrete Aussagen zu machen.

  • Streichen Sie „Leider müssen wir Ihnen mitteilen…“

„Wir haben Ihr Dossier sorgfältig studiert/geprüft“ – was denn sonst? Lassen Sie Floskeln da, wo sie hingehören: im Papierkorb. Hier die besten Floskeln, die Sie ab sofort nicht mehr verwenden dürfen:

„Die Entscheidung ist uns nicht leicht gefallen“ – wirklich? Und jetzt wollen Sie unser Mitgefühl oder was?

„Es hatte andere Bewerbungen, die noch besser gepasst haben als Ihre“. Fällt Ihnen auf, dass dieser Satz falsch ist? Es hat nicht die Bewerbung besser gepasst, sondern das Profil. Sprachlich unsauber!

„Aus den zahlreichen Bewerbungen, die wir erhalten haben…“ – merken Sie, was daran falsch ist? Es spielt doch nun wirklich keine Rolle, ob Sie viele oder wenige Bewerbungen erhalten haben. Ein Klassiker unter den Floskeln.

Leider haben wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden“. Was daran bitte ist leider? Bedauern Sie das etwa? Egal in welchem Kontext ist „leider“ falsch und heuchlerisch und veraltet und unehrlich. Pfui!

„Wir wünschen Ihnen trotzdem alles Gute bei der weiteren Stellensuche.“ Wie bitte? Trotzdem? Wie gnädig!

Und zu guter Letzt die Krönung: „Liebe/r Bewerber/in“.

Oder gar keine Absage schreiben oder nichts von sich hören lassen. Geht überhaupt rein gar nicht.

Bleiben Sie cool!

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Lebenslauf: Zutaten

Letztes Mal haben wir darüber gesprochen, weshalb der tabellarische Lebenslauf auch heute noch das Rektrutierungsinstrument der Wahl ist. Heute wollen wir erläutern, weshalb welche Informationen in einen Lebenslauf gehören und weshalb nicht. Der Schreiber entscheidet wie immer selbst, ob und was letzten Endes im eigenen Lebenslauf steht.

Warum schreiben wir was in den Lebenslauf?

Militär? Kinder? Betreuung organisiert? Aufgaben mit Bullet Points, Hobbies, etc.? Religion? Was muss rein?

Für den Leser! 

Der Lebenslauf wird für den Leser geschrieben und das ist der potenzielle Arbeitgeber. Er ist nicht für den Bewerber! Meistens wird Stellensuchenden in Kursen empfohlen, sich als Auto anzupreisen: Der Lebenslauf ist dann die Hochglanzbroschüre. Der Leser möchte rasch die wichtigsten Eigenschaften des Autos herausfiltern können. Deshalb finden sich in Autobroschüren zunächst nur schöne Bilder von Rädern, Kofferräumen, Sitzen und Umbaumöglichkeiten; die Tabellen mit den technischen Daten sind meistens viel weiter hinten. Also: Der Leser benötigt Informationen. Welche?

Danken wir ans gute alte Recht: Ein Stellenbewerber ist in rechtlicher Hinsicht ein potenzieller Vertragspartner; der abzuschliessende Vertrag logischerweise ein Arbeitsvertrag und die dazu gehörenden Parteien Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Es ist also hilfreich zu wissen, wer der potenzielle Arbeitnehmer ist. Zur eindeutigen Identifikation gehören (in der Schweiz!) Vorname und Name, Geburtsdatum und Heimatort, nicht zwingend die Adresse  (es ist aber gut zu wissen, wohin der Arbeitsvertrag versandt werden soll!). Am eineindeutigsten wäre wohl die AHV-Nummer, doch diese hat sich als Element im Lebenslauf noch nicht etabliert.

Für einen Arbeitgeber ebenfalls notwendig zu wissen ist, ob er dem Arbeitnehmer allfällige Familienzulagen auszuzahlen hat, also erwähnen wir noch die schulpflichtigen oder unmündigen Kinder? Natürlich beides, weil es Kinderzulagen und Ausbildungszulagen gibt. Der Arbeitgeber dankt! Soweit ist alles klar. Und die Niederlassungsbewilligung wird notiert, damit der Arbeitgeber weiss, ob der Quellensteuerabzüge machen muss oder nicht. Und ob er Sie überhaupt anstellen darf und ob Sie überhaupt in der Schweiz arbeiten dürfen.

Was muss der potenzielle Arbeitgeber sonst noch wissen? Er möchte mit dem Bewerber in Kontakt treten, also liefern wir doch auch noch Telefonnummer und Mail-Adresse, und zwar gleich zu Beginn. Wer sich per Mail bewirbt, tut gut daran, sich einen identifizierbaren Mail-Namen zuzulegen: Herr Fritz Meier ist fczuerifan@me.ch ist für Personalleute in ihren Postfächern nicht auffindbar, es sei denn, er nennt sich „Fritz Meier <fczuerifan@me.ch>“, dann gehts. Die Maxime ist immer dieselbe: Machen Sie es der Leserschaft einfacher!!

Dieses ganze erste Kapitel an Informationen nennt sich „Personalien“. Nicht „persönliche Infos“, nicht „Personelles“, nein, nur „Personalien“. Und diese sind niemals eine halbe Seite lang! Sparen Sie hier an Platz, was Sie können, befüllen Sie Ihre Kopfzeile (falls Sie wissen, wie das geht…) mit einem schönen Briefkopf, ja, das dürfen Sie! Verschwenden Sie keinen wertvollen Platz, indem Sie Ihre Adresse wie für ein Couvert auf zwei Zeilen schreiben. Glauben Sie mir, die wichtigen Informationen kommen erst noch!

Was ist mit Militär?

Eine schwierige Frage, in der Tat. Früher attestierte man den Militärs Führungsqualitäten, sofern sie denn mindestens die UO gemacht hatten. Heute hat sich dies etwas aufgelöst. Fragen wir uns doch ernsthaft: Wer es schafft, eine UO oder eine Offiziersschule und viele Wochen Abverdienen zu überstehen, zeigt Überlebenswillen, die Fähigkeit, auch dumme Befehle auszuführen und was noch? Gehorsam? Folgen können? Biegsamkeit? Werden schliesslich nicht alle Offizier, oder? Also, die meisten zeigen, dass sie hierarchische Systeme akzeptieren und damit mehrere Wochen leben können. Ich rate hier jeweils zu Beliebigkeit. Wem es passt, der soll’s erwähnen, wem nicht, der lässt’s sein.

Wie bereits erwähnt, suchen Rekrutierer zuerst nach den sogenannten Killerkriterien: in der Regel sind dies Fachkompetenzen wie Ausbildung-/Weiterbildung, Branchenkenntnisse, Sprachen und ggf. Computerkenntnisse (Architekten kommen ohne CAD nicht weit, HR-Leute benötigen in der Regel SAP, Grafiker Photoshop u.ä.). Alles andere ist vorläufig sekundär. Auch das Alter? Sofern Sie nicht älter als 45 Jahre alt und männlich sind – ja. Wenn Sie älter sind oder eine Frau im gebärfähigen Alter, verhält es sich anders.

Aus- und Weiterbildung – So heisst das nächste Kapitel in Ihrem Lebenslauf. Hier finden die Rekrutierer, was Sie als erstes suchen. Es handelt sich dabei um schulisch oder institutionell erworbene Fachkompetenzen.

Dann kommen die Beruflichen Qualifikationen oder Berufserfahrungen oder ähnlich.  Diese weisen aus, was Sie im Gegensatz zum schulischen Zeug in der Berufswelt gelernt haben.

Und dann kommen Sprachen, EDV- oder IT-Kenntnisse und – ganz wichtig! – die Freizeit oder Hobbies oder Aussercurriculäre Aktivitäten. Vergessen Sie nicht, dass die Personaler Sie als facettenreiche Person kennen lernen wollen und sollen! Also erwähnen Sie Ihr Hobby Chorsingen oder Tauchen oder auch Yoga und Sport allgemein, weil dies eine gute Work-Life-Balance vermuten lässt. Dazu noch ein guter Tipp: Wenn Sie sich für einsame Stellen bewerben wie beispielsweise Lokomotivführer oder Fluglotse oder Lastwagenfahrer, dann erwähnen Sie als Gleichgewicht Ihre soziale Ader oder den Volleyball-Klub. So zeigen Sie, dass Sie sozial sind und nicht beziehungsbehindert.

Schwierige Themen

Sie haben wegen einer akuten Lungenentzündung eine neun Monate grosse Lücke im Lebenslauf? Diese Lücke schreit geradezu nach einer Erklärung, oder? Also sprechen Sie sie an: Im Motivationsbrief oder im Lebenslauf selbst. Das müssen Sie tun! Wer dem Personaler keine plausible Erklärung liefert, der landet auf dem C-Haufen. Dem wird unterstellt, etwas vertuschen zu wollen. Der hat keine „vollständigen“ Bewerbungsunterlagen geliefert. Der verschwendet aller Zeit. Wollen Sie das?

Unerwünschte Hobbies

Sie gamen gerne nächtelang? Sie vergeuden Ihre Freizeit auf Facebook oder Netflix? Wenn Sie im Lehrlings- oder Studentenalter sind und Sie sich „nur“ für einen Nebenjob bewerben, können wir dies durchgehen lassen. Ansonsten besser weglassen. Der übermässige Konsum von Elektronika wird genau so geschätzt wie der übermässige Konsum von Alkohol oder Drogen. Auch gibt es bedauerlicherweise immer noch viele Menschen, die Vorurteile gegen Waffensportarten wie Luftgewehrschiessen oder ähnlich haben. Hier stellt sich dann jedoch eine grundlegende Frage: Wie weit soll man sich denn verbeugen oder gar lügen, um eine Stelle zu bekommen? Gar nicht! Wenn Sie tatsächlich Luftgewehrschiesssportler sind, dann erwähnen Sie das gefälligst. Ist doch toll für die Konzentration und zeigt die Bereitschaft, sich dem Wettbewerb zu stellen, oder?

Und was nicht hineingehört?

Referenzen mit Namen und Telefonnummern. Lohnvorstellungen. Name oder Berufe der Eltern. Religionszugehörigkeit (ausser, Sie bewerben sich für eine Stelle bei den Landeskirchen und Sie müssen zwingend katholisch sein). Politische Haltungen (es sei denn, Sie bewerben sich für eine Partei o.ä.). Namen und Geschlecht aller Kinder. Sonstige persönliche Daten wie Schuhgrösse (ja, ja, ich weiss, es sei denn, Sie bewerben sich als Fotomodell) o.ä. Auch nicht erwähnt werden müssen Usernamen auf sämtlichen sozialen Medienplattformen.

Und nächstes Mal: Was ist denn jetzt mit dem Kurzprofil?

Bleiben Sie cool! Schöne Woche wünscht

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